時間管理ミーティングが必ず時間内に終わる3つの方法

時間管理能力はビジネスマンの必須スキルこんにちは。

仕事のできる人ほど時間を大切にします。

ミーティングや商談も1分1秒単位でスケジュールが組み込まれていることでしょう。

その際大切になってくるのが時間内でミーティングを終えていくということです。

1分の遅れが積み重なると大きな遅れになります。

時間に遅れる人は信用を失い、重要な仕事を任されなくなります。

そんな時間管理について、今回はミーティングが必ず時間内に終わる方法をお伝えします。

1優先順位をつける

議題に優先順位をつけましょう。

その日までに決めなくてはいけないことは最初に話します。

時間があれば話したいという議題は後に回していきます。

この優先順位付けさえあればあとの2つはいらないくらいです(笑)

1緊急かつ重要

2緊急ではないけど重要

3緊急だけど重要ではない

4緊急でも重要でもない

基本的にはこの順番で話しましょう。

2と3については時と場合により順番が逆転することもありだと思います。

2終わりの時間を最初に意識統一する

本日の会議はまでに終了します

この一言があるだけで会議参加者全員に終わりの時間が頭に入ります。

終わりの時間が意識統一されれば、複数の議題を話す際に時間管理を全員でおこないながら話せます。

人はゴールがはっきりしているととても動きやすいものです。

夏休みの宿題は8月31日までに終わらせるという共通認識があるから終わらせるのです。

いつまででもいいから宿題やってきてという宿題は永久に終わることはありません。

3構成を考えて話す

話の構成をしっかり考えて臨みましょう。

同じ話をするにも、1分で終わる人もいれば5分かかる人もいます。

違いは、単純に話の構成です。

基本的には、結論から話すことや1文を短く話すことです。

慣れないうちはうまくいかないことも多いと思います。

考える作業を継続するとどんどん要点が伝わりやすくなるので、たくさんの経験をするのみです。

まとめいかがでしたでしょうか?

今回はミーティングや会議が時間内に終わるために必要な方法をまとめてみました。

ミーティングのイニシアチブ主導権が自分にない場合など、実践しにくいときもあるかもしれませんが、参考にしていただければと思います。

1優先順位をつける

2終わりの時間を最初に意識統一する

3構成を考えて話す

3つの方法をしっかり実践して、時間管理マスターになっていきましょう!